LatarBel

1. Latar Belakang Masalah

PT. IZDIHAR KARYA SETIA adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang Events Consultan, Advertising, Tour & Travel yang berlokasi di Jln. RS Fatmawati No. 39 Blok D 2/6 Jakarta Selatan. Berdasarkan data yang saya peroleh perusahaan Izdi ini tiap bulan melayani 50 klien, terjadi surat masuk dan surat keluar sehingga dokumen menumpuk. Saat ini sebagian besar informasi yang ada dalam suatu pemerintahan, industri, atau lembaga lainnya disimpan dalam database dokumen, yang terdiri dari kumpulan besar dokumen dari berbagai jenis, seperti artikel, makalah, surat masuk, surat keluar, laporan mingguan, laporan bulanan, catatan, pesan dan sebagainya. Adapun pelayanan di perusahaan IZDIHAR KARYA SETIA yaitu penerimaan konsultasi tentang pameran, expo dan konser serta periklanan.

Dampak dari banyaknya surat yang masuk dan banyaknya dokumen-dokumen, pegawai sulit melakukan penugasan dan distribusi dokumen tersebut, pengelolaan yang masih manual dijumpai banyak kendala dan sangat tidak efisien pada saat mencari dokumen yang sudah lama yaitu memerlukan banyak waktu untuk mencarinya.

Kedua yaitu permasalahan nomer registrasi ganda. seringkali petugas harus mencatat ulang terhadap riwayat atau histori klien saat melakukan kunjungan karena arsip yang dimiliki sering terselip bahkan hilang.
Ketiga informasi dari manager perusahaan yang mengeluhkan mengalami kesulitan pada saat melihat laporan surat masuk dan surat keluar dari klien yang ingin menawarkan proyek maupun berkonsultasi setiap bulannya karena laporan yang ada saat ini masih dicatat secara manual sehingga untuk mengumpulkan laporan jumlah surat secara akurat membutuhkan proses yang lama.

Keempat yaitu kurangnya sistem informasi yang dapat diakses dengan cepat sehingga sistem informasi kualitas pelayanan yang ada di Perusahaan PT. Izdihar Karya Setia  kurang optimal.